Privacybeleid

Privacy

Algemeen 

Wij geven om jouw privacy. Daarom willen we jou zo uitgebreid mogelijk informeren over wat er gebeurt met de persoonsgegevens die jij ons toevertrouwt. In dit Privacy beleid (hierna: ‘Beleid’) vind jij alle informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe lang we ze opslaan, wat jouw rechten zijn en hoe je ze kan uitoefenen.

Zorgvuldige verwerking

Eén ding is zeker; jouw persoonsgegevens worden bij ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring, maar lees ook ons cookiebeleid;
• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• wij jou eerst om toestemming vragen om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• wij jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

De persoonsgegevens die worden verzameld in onze showroom, als jij in contact treedt met ons via social media (Facebook, Instagram, Whatsapp) en op onze website worden beheerd door Provaq Equipment BV., gevestigd aan de Koldingweg 9, 9723 HL GRONINGEN, ingeschreven bij de KvK onder nummer: 92798160.
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens. Dat betekent dat we de doeleinden en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens bepalen.

Dit Beleid is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van consumenten (particulieren) en zakelijke klanten (bedrijven) die direct of indirect contact hebben (gehad) met ons. We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou als je onze website bezoekt, een account aanmaakt, contact zoekt met onze klantenservice, onze apps gebruikt, deelneemt aan marktonderzoek, enquêtes, acties of events.

Bij een bezoek aan onze website en/of showroom verkrijgen wij bepaalde gegevens van jou. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die door jou worden opgegeven in het kader van de door jou gevraagde dienst of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

Juridische gronden
Wij hebben jouw gegevens van je nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en ons, zoals jouw aankoop van een product, de bezorging, je retour of je recht op garantie. Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij een gerechtvaardigd belang of als we jouw toestemming daarvoor hebben ontvangen. Dit geldt o.a. bij reviews, klanttevredenheidsonderzoek, contact met de klantenservice, bezoek van onze Website, nieuwsbrieven (e-mails), acties, social media en beveiliging (zoals wifi & camera’s). We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we fraude vermoeden.

Afhandelen bestelling

Wij hebben jouw naam, adres en woonplaats nodig voor het afhandelen van de bestelling en de bezorging van de door jou bestelde producten. In het kader van de bestellingsafwikkeling ontvangt de door ons ingezette transporteur (zoals PostNL, DHL, Transmission, BPost, Hacas/Hepnner, Chronopost, MRW) de noodzakelijke gegevens voor de bestellings- en leveringsafwikkeling.
Ook kan het zijn dat de bestelling wordt afgewikkeld door onze distributiepartners en/of leveranciers (dropshipment). Deze partijen ontvangen jouw naam en bezorgadres zodat zij jouw bestelling kunnen verwerken en leveren. Met al deze partners en leveranciers sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen.

Klantenservice & communicatie

Je kan verder met ons bellen, mailen, live-chatten via onze website, whatsappen en een Facebook Messenger sturen. Wij registreren hierbij gegevens over het telefoon-, chat-, whatsapp- en/of Facebook Messengergesprek en de mailconversatie. Daarnaast maken wij notities die wij opslaan. Op deze wijze kunnen we snel helpen als je contact met ons opneemt. Daarnaast is jouw telefoonnummer en e-mailadres voor ons uiteraard van belang om snel contact met jou op te kunnen nemen over jouw bestelling. Wij analyseren de contactmomenten om onze service en diensten te verbeteren.

Account

Wij maken voor jou in ons systeem een klantaccount aan. Hierin staan jouw persoonlijke gegevens, zoals naam, aflever- en factuuradres en telefoonnummer. Hierdoor hoef je niet iedere keer al je gegevens opnieuw in te voeren. Ook vind je hier gegevens over jouw eerdere en openstaande bestellingen.

Afhandelen betaalverkeer 

Wij maken gebruik van een beveiligde betaalomgeving waarin je op verschillende manieren kan betalen. Je betaalt altijd vanuit een beveiligde betaalomgeving (een SSL-verbinding die je herkent aan het “groene slotje” in jouw browser).

Verder verzamelt onze webserver- als onderdeel van zijn normale functies - de volgende informatie van iedereen die onze website bezoekt: jouw IPadres, jouw internetprovider, de software, het type en de taal van jouw browser, de zoekmachine en trefwoorden die jij gebruikte om de website te vinden, de datum en het tijdstip waarop jij de website bezocht, de pagina's op de website die jij bezocht, de pagina's van andere websites vanwaar jij hebt doorgeklikt naar de website. Die informatie wordt verzameld met cookies. Meer informatie over cookies en verwerking van (persoons)gegevens kun jij terugvinden in ons cookiebeleid.

iDEAL / Overboeking/ Creditcards Voor betalingen via iDEAL / Overboeking/ Creditcards maken wij gebruik van onze partner Shopify Payments. Shopify Payments heeft jouw naam en adresgegevens van ons gekregen om de betaling te kunnen verwerken. Bankgegevens blijven bij Shopify Payments, zijn niet in ons bezit maar wel inzichtelijk. Van Shopify Payments krijgen wij uiteindelijk feedback of de betaling al dan niet gelukt is, dat koppelen wij aan jouw geplaatste bestelling.

PayPal: Wanneer je via PayPal betaalt sturen wij jouw naam en adresgegevens door naar PayPal. Overige gegevens zijn bij hen bekend.

Nieuwsbrief / marketingpromoties

Je kan je inschrijven voor onze nieuwsbrieven en marketingpromoties. Hiermee blijf je op de hoogte van onze aanbiedingen, acties en het laatste nieuws. Voor het verzenden van de nieuwsbrieven of acties gebruiken wij het door jou opgegeven e-mailadres en hebben hiervoor jouw bevestiging nodig dat je als eigenaar van het e-mailadres akkoord gaat met de ontvangst. We kunnen je ook via deze e-mails persoonlijke aanbevelingen geven, tenzij je hebt aangegeven dit niet wenselijk te vinden. Deze persoonlijke aanbevelingen zijn gebaseerd op jouw aankopen, reviewverzoeken en bezoekgeschiedenis.

Indien je liever geen nieuwsbrieven en/of dagaanbiedingen van ons meer wilt ontvangen, dan kan je jezelf eenvoudig uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief. Ook kan je jezelf uitschrijven door contact op te nemen met de klantenservice.

Reviews

Wij maken gebruik van meerdere (externe) reviewplatformen waar je een review kan achterlaten. Het is afhankelijk van het betreffende reviewplatform of je jouw persoonlijke gegevens moet opgeven om een review te kunnen plaatsen, deze sturen wij niet door. In sommige gevallen benaderen wij onze klanten pro-actief voor het schrijven van een review. Hiervoor wordt jouw naam en e-mailadres naar het betreffende reviewplatform gestuurd zodat een uitnodiging verzonden kan worden.

Webanalyse

Met behulp van het statistieken programma van Google (Google Analytics) is het voor ons mogelijk om fouten op te sporen en verbeteringen op de website aan te brengen. Google Analytics maakt gebruik van cookies die op jouw website worden opgeslagen. Hierdoor wordt gebruik van Google Analytics mogelijk. De door de cookie geregistreerde informatie (gebruik van de website en het IP-adres) wordt verzonden naar een server van Google.

Cookies

Wij maken gebruik van partners die, wanneer je een bezoek brengt aan onze website, een of meerdere cookies plaatsen op jouw harde schijf. Het gaat hierbij om tijdelijke en/of permanente cookies. Deze worden automatisch gewist als de geldigheidsduur van de cookie verlopen is. De geldigheidsduur van een cookie kan uiteen lopen van 1 dag tot 10 jaar. De cookies bevatten geen persoonsgegevens met uitzondering van het IP adres. Ze dienen uitsluitend het doel je reclame te tonen van producten waarin je geïnteresseerd bent (re-targetting). Voor meer informatie omtrent onze cookies verwijzen wij jou naar ons cookiebeleid.

Social Media

Als je social media zoals Facebook en Instagram gebruikt, kan je artikelen c.q. posts (van ons) delen met jouw vrienden op jouw social media account. Wij krijgen geen toegang tot jouw social media account. Als je precies wil weten hoe jouw gegevens door deze social mediapartijen worden gebruikt en hoe je instellingen kan aanpassen, raden wij je aan om het privacybeleid van deze partijen te raadplegen.

Fraude

Fraude is heel vervelend. Om fraude te onderzoeken, voorkomen en tegen te gaan, gebruiken wij klantgegevens. Als er sprake is van een verdenking, zijn wij verplicht om jouw gegevens door te geven aan overheidsinstanties.

Retouren / garantie / reparatie

Voor de afhandeling van een retour, garantie en/of reparatie kunnen wij gebruik van jouw gegevens. Voor het uitvoeren van een reparatie bij garantie van een bij ons aangekocht product, kunnen wij daarnaast gebruik maken van een andere partij (bijvoorbeeld de fabrikant). Wij dienen hier soms jouw gegevens voor te verstrekken aan de betreffende derde. De doorgegeven gegevens mogen door deze derde alleen worden gebruikt om zijn taak te vervullen.

Uitvoering wettelijke plicht

Om te voldoen aan onze wettelijke plicht bewaren wij jouw bestelhistorie inclusief betaalgegevens binnen de gestelde wettelijke termijn.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van externe dienstverleners die ons bijv. ondersteunen bij onze klantenservice, advertentie- en marketingcampagnes, bij de bezorging, afhandeling van het betaalverkeer, bij het leveren van onze digitale diensten, bij het doen van klantonderzoek, bij het verkrijgen van ratings en reviews, bij het leveren van financiële diensten enz. Wij delen alleen de gegevens als dat echt noodzakelijk is voor onze dienstverlening en eisen dat ze alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor deze dienstverlener ze heeft gekregen. Daarnaast sluiten wij overeenkomsten met deze derden waarin wij afspraken maken over het gebruik van deze gegevens.

Wij verstrekken of verkopen jouw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen gegevens verstrekken aan bedrijven die juridisch verbonden zijn met ons en opgericht zijn in de Europese Economische Ruimte. Jouw persoonsgegevens worden met die bedrijven gedeeld voor dezelfde doeleinden die in dit Beleid worden vermeld.

We stellen alles in het werk om jouw privacy en persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken daarbij een combinatie van technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen.

Wij verwerken en bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze gekregen hebben of voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Nadat het doel is vervallen of bereikt, worden jouw persoonsgegevens gewist of beperkt. In geval van beperking worden jouw gegevens gewist zodra de wettelijke, statutaire of contractuele bewaartermijn het wissen niet langer in de weg staan.

De bewaarperiode kan gelet op het bovenstaande verschillen naargelang de aard van de verwerking, maar enkele voorbeelden zijn:

• Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.
• Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar.
• Als je jouw product door ons laat repareren of vervangen, bewaren we jouw melding en contactgegevens 7 jaar.
• Opgenomen telefoongesprekken verwijderen we standaard na 30 dagen, tenzij we een wettelijke verplichting hebben om een gesprek langer te bewaren.
• Camerabeelden van onze showroom bewaren we niet langer dan 4 weken, tenzij we iets verdachts zien dat we verder moeten onderzoeken of de beelden langer bewaard moeten worden vanwege een andere wettelijke verplichting.
• Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief en (gepersonaliseerde) marketingpromoties, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang. Ook als je op een gegeven moment beslist dat je de nieuwsbrief of marketingpromoties niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van je verzoek.

Wat zijn jouw privacyrechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Een overzicht van jouw rechten:

• Je hebt het recht op uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.
• Je hebt het recht om altijd inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van jou hebben.
• Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist, verouderd en/of onvolledig zijn.
• Je hebt het recht om vergeten te worden. Dit betekent dat je bij ons altijd de mogelijkheid hebt om jouw gegevens / account te laten verwijderen of corrigeren. Dit geldt overigens niet voor persoonsgegevens die wij nodig hebben voor bijvoorbeeld facturen voor onze boekhouding. Je hebt het recht om je te verzetten tegen direct marketing en profiling. Profiling is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens zoals voorkeuren en het voorspellen van gedrag. Hierdoor kunnen wij bijvoorbeeld klantprofielen creëren en op basis daarvan een persoonlijk aanbod bieden.

Indien je jouw persoonsgegevens wil inkijken, wijzigen of verwijderen, of je jezelf wil verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, dan kan je contact met onze klantenservice opnemen. Uiteraard is het ook mogelijk jouw gegevens aan te passen of te verwijderen in jouw account op de website.

Uitschrijven voor de nieuwsbrief doe je via de link onderaan de nieuwsbrief zelf. En wil je helemaal geen cookies meer? Ook dat kan je zelf regelen. Lees in ons cookiebeleid hoe je dat doet.

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Dat kan nodig zijn gezien de marktevoluties of nieuwe verwerkingsactiviteiten die we uitvoeren. Als je onze website gebruikt nadat er een wijziging werd aangebracht in dit Beleid, wordt er verondersteld dat je die wijziging aanvaardt, ongeacht of je dit Beleid hebt gelezen.

Heb je vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met ons via info@provaq.nl.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag